Цифровая трансформация бизнеса: что это и с чего начать?

16 октября 2020     240

Центр Аналитических Исследований уделяет особое внимание современным тенденциям в развитии и формировании бизнеса. Сегодня ни у кого не вызывает сомнение, что наступило новое время трансформаций. Все время расширяющаяся цифровизация жизненного пространства современного человека - это наступившая реальность.

Текущий 2020 год оказался крайне сложным для бизнеса. Он потребовал от бизнеса невероятной гибкости и скорости в адаптации внутренних процессов: от бумажных согласований до безбумажного документооборота как внутри компании, так и с контрагентами. Поддержать смену парадигмы, быстро расширить уже настроенную функциональность, перевезти кадровые процессы в онлайн, организовать доступ к единому структурированному хранилищу документов, максимально сократить время на принятие решения и его практическую реализацию – главные вопросы, которые приходится решать любому бизнесу каждый день.

Мир изменился, требования рынка меняются постоянно. Чтобы заново пересобрать бизнес-процессы, которые стали неэффективны, компании вкладываются в цифровую трансформацию.

Центр Аналитических Исследований принял участие в ежегодной практической IT-конференции Docsvision Day 2020, которая прошла 14-15 октября. Тема, предложенная для обсуждения, была «ПЕРЕОСМЫСЛИВАЕМ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ В ЭПОХУ ТРАНСФОРМАЦИИ».

На конференции освещались актуальные вопросы для ИТ-руководителей и лидеров, ответственных за внедрение и развитие решений.

Опытом работы по интеграции решении платформы Docsvision в своей практической работе поделились представители ООО «ГАЗ-ИТ сервис» Группа ГАЗ, ГУП «Петербургский метрополитен», AGC Glass Eastern Europe, СКБ «Контур»Б, ИТ-ГРАД, КРМG.

Кирилл Стогов, главный архитектор ИТ-решений ГУП «Петербургский метрополитен», поделится опытом встраивания ECM-системы в ИТ-инфраструктуру организации. Его опыт охватывает практику создания единого архива электронных документов, к которому обращаются внутренние учетные системы.

Так что это такое цифровая трансформация для конкретной организации? Это поэтапный переход внутреннего и внешнего документооборота с бумажного носителя на электронный.

С чего начать? Любая Компания накапливает большие объемы документов, файлов, информацию (базу данных). Но в архиве весь материал лежит «мёртвым грузом»: данные есть, но их сложно найти, быстрее создать документ заново, для анализа тоже нужно время.

Как решить? Это создание централизованной системы электронного архива. Настройка автоматического пополнения, интеграция с учётными системами и операторами ЭДО. Обеспечение информационной безопасности и доступа с мобильных. Выполнение требований регуляторов и возможность быстрого реагирования на запросы.

 

https://docsvision.com/netcat_files/cs/Arhiv_big.jpg

 

Делопроизводство вынуждены осуществлять все хозяйствующие субъекты. На обработку и пересылку бумажных документов уходит много времени и денег.  Перевод, хотя бы части, документов в ЭДО позволяет не только существенно ускорить документооборот, но и повысить надежность и своевременность доставки/получения документации, а также, снизить затраты (стоимость почтовой и курьерской службы, расход бумаги).

Бумажный кадровый учёт отнимает катастрофически много времени: от внесения первичных данных при трудоустройстве до оформления справок по запросам. Частые ошибки из-за «ручного» ввода. Есть риск утери бумажных экземпляров до истечения срока хранения.

Как решить? Для начала провести аудит кадровых процессов и максимально оптимизировать. Затем:

  • внедрить систему электронного документооборота;
  • оцифровать кадровые документы;
  • настроить автоматизацию управления персоналом;
  • создать архив с защитой персональных данных;
  • интегрировать с другими системами компании и внешними сервисами.


Свыше 75 % всех видов кадровых документов любая компания может вести в электронном виде уже сегодня, а законодательный переход на электронную трудовую книжку делает этот процесс необратимым и единственным.

Самым объемным, по количеству бумажных носителей, в большинстве компаний является договорной документооборот с контрагентами.

Проблемы

Решение

Внутри компании

Затянутые сроки согласования договоров.

Нарушение регламентов, непонятно, на каком этапе задержался документ и как ускорить процесс.

Сложно контролировать исполнение и пролонгацию договоров.

Много неэффективной ручной работы.

 

 

Создается единый реестр договорных документов.

Прописывается маршрут и этапы согласований.

Подключается шифрование и электронная подпись.

Настраивается интеграция с другими системами компании (1С, SAP  и т.д.)

Внешние контрагенты

Задержки в поставках и выполнении работ, пока не согласован договор.

Долгий обмен оригиналами, затраты на почтовую и курьерскую доставку.

Ошибки ручного ввода, неправильные реквизиты.

Бухгалтеры не получают финансовые документы в отчётный период.

Компания платит штрафы.

 

Объединяются системы внутреннего и внешнего документооборота.

Настраивается загрузка и обновление данных контрагентов автоматически.

Возможно создание запросов на получение/уточнение/аннулирование документов.

Получаем и передаём юридически значимые электронные документы почти мгновенно.

Результатом проделанной работы будет:

  • процесс согласования договора станет быстрым и контролируемым; 
  • новый договор создается по шаблону без ошибок, а реквизиты заполняются автоматически из справочников.


Дальнейшая, более глубокая проработка потребностей и особенностей хозяйственной деятельности конкретной компании определит направление последующей цифровизации технологических процессов.

Об опыте внедрения цифровизации  в компании AGC мирового лидера в производстве листового стекла также поделилась руководитель Отдела по учету расчетов с контрагентами и казначейских операций AGC Glass Eastern Europe Ирина Лазарева. Она рассказала, как  система ВРМ/ЕСМ – позволила решить следующие бизнес-задачи: автоматизация согласования договоров, перевод кадровых документов в электронный вид, организация налогового мониторинга, обмен юридически значимыми электронными документами внутри организации и с контрагентами.

Переход на новые методы работы процесс не мгновенный, так  в AGC Glass Eastern Europe эту работу начали еще в ноябре 2018 г. с разработки первого процесса «Подотчетные суммы». И если в начале, переход на новые методы работы, вызывал определенное сопротивление и проявление консерватизма в отдельные моменты, то сейчас сами структурные подразделения выходят с предложениями о необходимости перевода конкретного процесса в цифру и создание дополнительной локации.

Президент компании «ДоксВижн» Владимир Андреев в своем докладе более подробно остановился на возможностях и месте СЭД в таких вопросах в настоящее время. СЭД это: 

  • платформа для создания широкой номенклатуры  решений;
  • система управления процессами и задачами сотрудников организации;
  • единый гетерогенный централизованный архив документов компании;
  • это Low-code платформа, которая может выступать в качестве ВРМ платформы и «клея» информационной системы;
  • очень проста в понимании и не требует специального обучения сотрудников;
  • до 80 % решений настраиваются и не требуют вмешательства программистов.

https://docsvision.com/netcat_files/2/56/obj11_2x.pnghttps://docsvision.com/netcat_files/2/56/obj04_2x.png

СЭД Docsvision очень хорошо дружит с другими специальными программами, в частности с бухгалтерской программой 1С.

Для достижения эффекта требуется по-новому организовать доступ к документам, данным и накопленным знаниям.

Бизнес должен всегда расти и развиваться, остановиться он не имеет права, поскольку тогда начинается регресс, конечным результатом которого является умирание. Бизнесу необходимо держать руку на «пульсе времени». Сегодня цифровизация бизнеса – это экономия времени и повышение качества своего труда, а значит конкурентное преимущество. Центр Аналитических Исследований желает всем своим партнерам уверенного и поступательного движения к успеху и процветанию.