Управление платежами: реестр платежей

Эффективная система управления платежами на предприятии – это комплекс мероприятий, позволяющий принимать взвешенные решения по оплатам, способствующий минимизации кассовых разрывов и снижению привлечения заемных средств.

Первый этап в построении системы платежей начинается с определения центров финансовой ответственности (ЦФО), структурных подразделений влияющих на формирование доходов/расходов на предприятии и установлении ответственных за инициацию платежей и их согласование.

Все платежи группируются по статьям движения денежных средств. Перечень статей может варьироваться в зависимости от специфики предприятия и обычно состоит из статей по оплате:

• приобретения сырья, материалов и товаров;
• заработной платы и социальных отчислений;
• расходов по обслуживанию внеоборотных активов;
• коммерческих расходов;
• административных расходов;
• общехозяйственных расходов;
• налогов;
• расходов по обслуживанию кредитов;
• кредитов/займов;
• финансовых расходов;
• приобретения внеоборотных активов.

Следующий этап заключается в установлении лимитов на нормируемые платежи в соответствии с бюджетом движения денежных средств и с целью контроля расходования денежных средств. Чаще всего нормативы устанавливаются на оплаты расходов по обслуживанию внеоборотных активов, общехозяйственных расходов, командировочных расходов в составе коммерческих расходов.

С целью систематизации документов на безналичную оплату, порядка их согласования и сроков исполнения разрабатывается и утверждается на предприятии регламент исполнения безналичных платежей.

Основным инструментом в управлении платежами служит реестр платежей, в который собираются документы на оплату (договора, счета, счета-фактуры, заявки на оплату налоговых платежей и др.). Ответственным за ведение реестра, как правило, назначается представитель финансовой или казначейской службы. Доступным способом ведения реестра является таблица в Excel. Простота в заполнении и ведении таблицы в Excel имеет и свои недостатки, такие как отсутствие возможности одновременного доступа более одного пользователя с целью внесения данных в файл, риск случайного изменения и удаления данных. Однако разработка и внедрение реестра платежей в Excel прекрасный способ для оттачивания системы платежей на этапе её становления и переходный этап к дальнейшей автоматизации на базе иного программного обеспечения, что упростит формирование реестра платежей и минимизирует ошибки.

Рассмотрим ведение реестра платежей на примере таблицы в Excel.

Графы с 3 по 10 в табличной части реестра платежей заполняются в соответствии с документом к оплате:

• договор,
• счет,
• счет-фактура/накладная,
• заявка по выплате налогов,
• заявка по выплате зарплаты,
• заявка на погашение кредита/займа,
• заявка на уплату процентов по кредиту/займу.

Графа 1 «План» в колонке «Дата платежа» рассчитывается и вносится на основании графы 8 «Срок платежа в днях» из документа к оплате и является индикатором приближения срока платежа.

При заполнении данных в графе 6 «Получатель» необходимо соблюдать однообразие в написании названия контрагента либо осуществляется выбор из закрепленного списка, в соответствии со справочником контрагентов, что позволит при необходимости провести анализ информации по контрагенту.

Графа 11 «Сумма к оплате» заполняется при согласовании ЦФО. При частичном согласовании суммы к оплате, исходя из финансовых возможностей и остатков на расчетных счетах, происходит дублирование строки. В исходной строке в графе 10 «Сумма» проставляется значение из графы 11 «Сумма к оплате», а в дублированной строке уменьшается значение в графе 10 «Сумма» на утвержденную сумму в исходной строке и обнуляется значение в графе 11 «Сумма к оплате». Такой способ позволяет при наложении фильтра по номеру документа собрать всю информацию по проведенным платежам, а так же наличию оставшейся суммы к оплате.

Графа 13 «Статус» имеет несколько значений:

• Ожидание,
• Согласовано,
• Утверждено,

Оплачено.

Для согласования платежей сотрудниками ЦФО, в отсутствие возможности одновременного доступа к файлу с реестром платежей, ответственный сотрудник за ведение реестра платежей накладывает два фильтра, первый по графе 13 «Статус» со значением «Ожидание», а второй по графе 14 «ЦФО (инициатор платежа)» и делает срез данных, направляемых на согласование. Сотрудник ЦФО при согласовании меняет значение в графе 13 «Статус» с «Ожидание» на «Согласовано» с заполнением суммы к оплате в графе 11 «Сумма к оплате». Окончательное утверждение реестра платежей осуществляется Финансовым или Генеральным директором, который меняет значение в графе «Статус» с «Согласовано» на «Утверждено» либо снимает согласование на «Ожидание». Утвержденный реестр передается для оформления платежей.

После проведения платежей заполняется дата оплаты в графе 2 «Факт» колонки «Дата платежа» и меняется значение в графе 13 «Статус» с «Утверждено» на «Оплачено».

Ответственный за ведение реестра платежей ежедневно формирует отчет по остаткам на начало дня на расчетных счетах.

Графа 8 «Расход (-)» заполняется итоговым значением по утвержденным платежам. Далее рассчитывается итоговое значение на конец дня, которое вносится в графу 9 «Остаток после платежей» и сверяется на следующий день по банковским выпискам. Данный отчет является ориентиром в принятии решения по утверждению реестра платежей.

Ведение реестра платежей позволяет выявлять периодичные платежи, лежит в основе формирования платежного календаря и установления приоритетных платежей во избежание нежелательных кассовых разрывов.

Внедрение системы управления платежами дает мгновенный результат. Генеральный директор получает сведения о том, на что расходуются денежные средства, и может принимать обоснованные решения. Не возникает паники и растерянности при нехватке денежных средств. Упорядочиваются документооборот и процесс оплаты, устанавливаются ответственные за правильное оформление заявок на оплату, за наличие сопроводительных и закрывающих документов. Налаживается обратная связь с ЦФО, инициаторами платежей, поскольку они являются участниками процесса и обладают информацией о платежах в режиме реального времени.